Politika zasebnosti

Upravljavec osebnih podatkov je BIVO, vzdrževanje objektov in druge storitve, d.o.o., Cesta XIV. divizije 20A, 2000 Maribor, Slovenija.

Matična številka 7534906000, davčna številka SI28944950. Družba je vpisana pri Okrožnem sodišču v Mariboru.

Za vsa vprašanja glede zasebnosti in za uveljavljanje pravic iz te politike pišite na support@bivo.si.

• Podatki o računu: ime, priimek, e-poštni naslov, telefonska številka in vloga v aplikaciji.
• Podatki o nepremičnini in enoti: naslov, koordinate, podatki iz javnih registrov, popis prostorov, naprav in dokumentov.
• Vzdrževalni zahtevki: opisi težav, fotografije in videoposnetki, termini, ponudbe, poročila o izvedbi in obračuni.
• Pogovori z asistentom: besedilo sporočil in priložene fotografije.
• Glasovni posnetki in njihovi prepisi, kadar uporabite glasovni popis ali narekovanje.
• Dokumenti, ki jih naložite ali skenirate: police, pogodbe, računi, izkaznice.
• Lokacijski dogodki izvajalcev: zabeležen prihod na lokacijo obiska (glej 5. razdelek).
• Podatki o uporabi: kateri zasloni in strani ste odprli, kje ste obstali in občasen posnetek seje - v mobilni aplikaciji je na njem vidno besedilo, ki je izrisano na zaslonu (glej 7. razdelek). Meritev je vezana na vaš račun in vključuje vaš e-poštni naslov.
• Prijava prek QR nalepke: opis težave, fotografije, vaša telefonska številka in, če jo navedete, vaše ime. Nalepka je vezana na dom, ne na vas.
• Prijava prek WhatsAppa (osebje hotela, ki ga naša ekipa vpiše na seznam osebja tega hotela): vaše ime, telefonska številka in identifikator vašega računa WhatsApp, besedilna in glasovna sporočila, fotografije ter soba ali prostor, ki ga navedete.
• Telefonski klici na našo številko: klicna številka, klicana številka, čas in trajanje, zvočni posnetek pogovora in njegov prepis.
• Tehnični podatki: dnevniki napak, identifikator naprave za potisna obvestila, čas prijave.

Prijava prek QR nalepke, prijava prek WhatsAppa in telefonski klici veljajo tudi, če pri nas nimate računa - na primer, če ste gost v stanovanju, ki ga vzdržujemo, če delate v hotelu, ki ga vzdržujemo, ali če nas samo pokličete.

Večino podatkov obdelujemo, ker so nujni za izvedbo storitve, na katero ste vezani kot najemnik, lastnik, upravnik ali izvajalec: sprejem in obravnava zahtevka, dogovor o terminu, izvedba dela in obračun.

Za obdelavo vaših vsebin z umetno inteligenco (4. razdelek), za zaznavo prihoda na lokacijo (5. razdelek) in za merjenje uporabe (7. razdelek) je podlaga vaša privolitev, ki jo lahko kadar koli umaknete. Vsaka od teh treh je svoja odločitev - dana ali umaknjena posebej. Nobena od njih ni pogoj za uporabo Biva.

Če prijavite okvaro prek QR nalepke ali WhatsAppa ali nas pokličete, pa pri nas nimate računa, z nami nimate pogodbe. Vaše podatke takrat obdelujemo na podlagi zakonitega interesa: da prijavo sprejmemo, vas lahko pokličemo nazaj in okvaro odpravimo. Obdelamo samo tisto, kar je za to potrebno, in vas s tem ne bomo nagovarjali. Zoper to obdelavo lahko kadar koli ugovarjate na naš naslov za zasebnost.

Telefonske pogovore snemamo. Na to vas opozorimo na začetku vsakega klica. Posnetek nam služi za to, da prijavo pravilno zapišemo in da je kasneje razvidno, kaj je bilo dogovorjeno. Če snemanja ne želite, nam to povejte na začetku pogovora ali pa nam pišite - prijavo sprejmemo tudi tako.

Na zakonitem interesu stojijo tudi orodja z umetno inteligenco, s katerimi si naša ekipa pomaga pri obravnavi zahtevkov, ter popis nepremičnine in vodenje kartona enote (4. razdelek). Tej obdelavi lahko kadar koli ugovarjate: pri zahtevkih in v pogovoru velja kot ugovor odgovor "Ne dovolim" ali umik dovoljenja v aplikaciji, za popis in karton nam pišite na naslov za zasebnost.

Izdane in prejete račune hranimo zaradi zakonske obveznosti, dnevnike napak in varnostne zapise pa na podlagi našega zakonitega interesa, da storitev deluje in ni zlorabljena.

Za pripravo odgovora, razvrstitev težave, branje dokumentov in prepis govora uporabljamo storitve dveh ponudnikov: Anthropic (glavni) in OpenAI (nadomestni, ter prepis govora).

• Anthropicu se pošljejo besedilo pogovora, priložene fotografije, fotografije popisa in celotni skenirani dokumenti.
• Kadar asistenta vprašate o svojih nepremičninah, mu pošljemo podatke, ki jih v aplikaciji vidite sami in jih odgovor potrebuje: podatke o enoti in popisu, zahtevke, servise, dokumente, seznam fotografij s prostorom in datumom ter imena oseb na enoti. Telefonskih številk in e-poštnih naslovov najemnikov in lastnikov mu ne pošljemo; pošljemo le kontakt upravnika stavbe, da vas lahko nanj napoti.
• Enako velja, kadar asistenta vpraša nekdo drug, ki vas v aplikaciji vidi (lastnik ali najemnik vaše enote, upravnik vaše stavbe ali Bivo): asistent lahko prejme vaše ime in vaše zahtevke, kolikor jih ta oseba v aplikaciji vidi - razen če ste obdelavi z umetno inteligenco ugovarjali (odgovor Ne dovolim ali umik dovoljenja).
• OpenAI-ju se pošlje isto, kadar Anthropic ni na voljo, poleg tega pa zvočni posnetki za prepis.
• Pri glasovnem popisu in narekovanju gre zvok s telefona NEPOSREDNO OpenAI-ju, mimo naših strežnikov.
• Prijavo prek WhatsAppa prebere naš agent: besedilo sporočila in seznam prostorov hotela pošlje Anthropicu, da razbere, kaj je narobe in kje, glasovno sporočilo pa OpenAI-ju za prepis. Fotografij ponudnikoma ne pošlje.
• Podatkov ne uporabljamo za oglaševanje in ne za učenje modelov. Ponudnika jih obdelata samo zato, da vrneta odgovor.

Oba ponudnika sta v Združenih državah Amerike. Prenos poteka na podlagi standardnih pogodbenih klavzul oziroma okvira EU-ZDA za varstvo podatkov.

Za vsebine, ki jih pomočniku pošljete sami (sporočila v klepetu, opis in fotografije zahtevka, glasovna sporočila, dokumenti, ki jih v branje pošljete sami), vas prosimo za privolitev. Ob prvem vstopu vas na to opozorimo in vprašamo, ali jo dovolite: na istem zaslonu kot pogoje uporabe, a kot ločeno izbiro - pogoje lahko sprejmete tudi brez nje, in nobena izbira ni vnaprej označena. Velja za stranke Biva - najemnike, lastnike, izvajalce in upravnike stavb.

Če privolitve ne date ali jo umaknete (v aplikaciji v Nastavitvah, na spletu na strani Profil), vaših sporočil, opisov, fotografij, poročil in glasu ponudnikoma ne pošljemo, prav tako ne vašega imena in zahtevkov, kadar asistenta vpraša nekdo drug ali si z njim pomaga naša ekipa. Pomočnik v klepetu takrat ni na voljo; zahtevek oddate z obrazcem v mobilni aplikaciji ali po telefonu, obravnava pa ga naša ekipa brez umetne inteligence. Storitev deluje naprej. Umik ne vpliva na obdelavo pred njim.

Naša ekipa si z umetno inteligenco pomaga tudi pri svojem delu: pri popisu nepremičnine in vodenju kartona enote (fotografije, glasovni zapiski in dokumenti v kartonu, tudi tisti, ki jih naložite sami), pri pripravi ponudbe in seznama orodja, z izkušnjami iz preteklih popravil (tudi iz poročil o obisku) in kadar asistenta vpraša nekdo, ki vas v aplikaciji vidi. Ta obdelava stoji na našem zakonitem interesu, da storitev opravimo natančno in hitro (3. razdelek). Tudi prijave brez računa (nalepka, WhatsApp, telefon) gredo skozi ta orodja. Ugovarjate ji lahko kadar koli; pri zahtevkih in v pogovoru velja vaš odgovor "Ne dovolim" kot ugovor, za popis in karton nam pišite na naslov za zasebnost.

Za samodejno zaznavo prihoda na dogovorjen obisk uporabljamo lokacijo samo pri izvajalcih in samo, ko je aplikacija odprta. Lokacije v ozadju ne uporabljamo. Nobena druga vloga za to ni vprašana.

• Ko ima izvajalec v aplikaciji odprt potrjen obisk, aplikacija primerja lokacijo naprave z naslovom obiska.
• Ko je naprava od naslova oddaljena manj kot približno 150 metrov, se zabeleži samo dogodek "prihod" s časom.
• Koordinate naprave se ne pošljejo na strežnik in se ne shranijo.
• Zavrnitev dovoljenja ne omeji nobene funkcije: prihod se zabeleži, ko izvajalec pritisne "Začni delo".

Funkcijo lahko izklopite v aplikaciji pod Nastavitve ali z odvzemom dovoljenja v sistemskih nastavitvah naprave.

Ločeno od tega se ob iskanju naslova vaš vpis in približna lokacija naprave pošljeta storitvi Google Places, da vam ponudi predloge naslovov.

• Potisna obvestila: naslov in besedilo obvestila potujeta prek storitve Expo ter Applovega (APNs) oziroma Googlovega (FCM) sistema. Ker sta naslov in besedilo v obvestilu vidna, lahko vsebujeta naslov zahtevka ali nepremičnine.
• E-pošta: pošiljamo jo prek storitve Resend (povabila, poročila o nepremičnini, računi).
• SMS: pošiljamo ga prek storitve Vonage (telefonska številka, naslov zahtevka, znesek).

Da vidimo, kje se aplikacija zatakne, merimo, kako se uporablja. Podlaga je vaša privolitev, ki jo lahko kadar koli umaknete: v aplikaciji pod Nastavitve, na spletu pa na strani Profil. Razdelek se na obeh mestih imenuje "Merjenje uporabe".

Vprašamo vas enkrat, ob prvem vstopu. Odločitev se zapiše k vašemu računu in velja na spletu in na telefonu. Dokler niste prijavljeni, ne merimo ničesar - tudi obiska prijavne strani ne.

• Kateri zasloni in strani ste odprli, kje ste obstali in katere napake so se zgodile.
• Občasen posnetek seje. Na spletu je v njem prekrito vse izrisano besedilo, slike, videoposnetki in risalna platna pa so nadomeščeni s praznim mestom. V mobilni aplikaciji so zakriti vtipkano besedilo in vse slike, ne pa besedilo, ki je na zaslonu že izrisano - posnetek z zaslona zahtevka zato lahko vsebuje ime ali naslov, ki sta bila takrat vidna. Napis na elementu, ki ga kliknete, se ne shrani nikjer.
• Identifikator vašega računa, vloga (najemnik, lastnik, upravnik, upravitelj, izvajalec, admin) in vaš e-poštni naslov. E-pošto pošljemo z enim samim namenom: da težavo, ki nam jo sporočite, povežemo s sejo, v kateri je nastala. Imena, priimka in telefonske številke ne pošljemo.
• Lastnosti računa, po katerih meritve razčlenimo v skupine: ali pripada naši ekipi, ali gre za podjetje, raven stranke in mesec registracije brez dneva.

Obdelovalec je PostHog, podatki pa so shranjeni na strežnikih v Evropski uniji (Frankfurt). Podjetje samo je v Združenih državah Amerike in do podatkov dostopa tudi od tam; prenos poteka na podlagi okvira EU-ZDA za varstvo podatkov oziroma standardnih pogodbenih klavzul. Če privolitve ne date, aplikacija deluje popolnoma enako - nobena funkcija ni odvisna od tega.

Podatkov ne prodajamo in jih ne uporabljamo za oglaševanje. Pri delovanju storitve sodelujejo naslednji obdelovalci:

• Supabase — baza, prijava in shramba datotek (EU, Frankfurt).
• Vercel — gostovanje spletne aplikacije in API-ja.
• Anthropic in OpenAI — obdelava z umetno inteligenco (ZDA; glej 4. razdelek).
• Sentry — dnevniki napak; prejme identifikator in vlogo uporabnika, ne pa e-pošte.
• PostHog — merjenje uporabe in posnetki sej (shramba v EU, Frankfurt, dostop tudi iz ZDA; samo s privolitvijo, glej 7. razdelek); prejme identifikator, vlogo in e-poštni naslov uporabnika, ne pa imena in telefonske številke.
• Expo, Apple in Google — dostava potisnih obvestil.
• Resend — pošiljanje e-pošte. Vonage — pošiljanje SMS sporočil.
• CloudTalk — telefonska centrala; prejme klicno in klicano številko, čas in trajanje klica ter pri njem nastane in se hrani zvočni posnetek pogovora (rok hrambe je v 9. razdelku).
• Meta (WhatsApp) — dostava sporočil, kadar osebje hotela prijavi okvaro prek WhatsAppa; prejme vašo telefonsko številko in sporočila ter jih lahko obdeluje tudi v ZDA (okvir EU-ZDA za varstvo podatkov oziroma standardne pogodbene klavzule).
• Railway — gostovanje našega agenta za WhatsApp, ki hrani pogovor (rok hrambe je v 9. razdelku).
• Google Maps, Places in Routes — naslovi, koordinate in izračun poti.
• Minimax — izdaja računov (ime, naslov, davčna številka, postavke).
• Geodetska uprava RS (e-prostor) — poizvedba po javnih podatkih o stavbi po naslovu.

Ločeno od obdelovalcev: kadar kot lastnik iz zahtevka sprožite škodno prijavo, na e-poštni naslov zavarovalnice, ki ste ga vnesli sami, pošljemo številko police, naslov nepremičnine, datum in opis dogodka ter fotografije zahtevka. Zavarovalnica ni naš obdelovalec, ampak samostojen prejemnik, ki ga izberete vi. Odgovor zavarovalnice prejmete neposredno vi.

Podatke hranimo, dokler traja namen, za katerega smo jih zbrali. Ne hranimo jih "za vsak primer": ko namen preneha, jih izbrišemo ali anonimiziramo.

• Podatki o računu: dokler račun obstaja. Ob izbrisu se ime, priimek in telefonska številka nemudoma anonimizirajo.
• Zahtevki, poročila in obračuni: dokler upravljamo nepremičnino. To je zapis o opravljenem delu na njej in pripada njenemu lastniku, ne uporabniku, ki ga je vnesel. Po prenehanju upravljanja ostane le tisto, kar zahteva zakon.
• Fotografije, glasovni posnetki in dokumenti popisa: enako kot zahtevki, saj so del istega zapisa o nepremičnini.
• Izdani in prejeti računi ter knjigovodske listine: 10 let, kolikor zahteva davčna zakonodaja. Tega roka ne moremo skrajšati niti na vašo zahtevo.
• Prijave prek QR nalepke: enako kot zahtevki, saj iz njih nastane zahtevek.
• Prijave prek WhatsAppa: zahtevek, ki iz njih nastane, enako kot zahtevki. Sporočila pogovora pri našem agentu: 30 dni. Fotografije, ki jih v enem dnevu ne pripnemo nobenemu zahtevku, izbrišemo.
• Zvočni posnetki telefonskih klicev: 12 mesecev. Posnetek nosi vaš glas in v ozadju lahko ujame druge ljudi, zato ga hranimo krajši čas kot njegov prepis. Če je klic dokaz v odprtem sporu, ga hranimo do konca spora.
• Prepisi telefonskih klicev in povzetki: enako kot zahtevki, saj so zapis o tem, kaj je bilo dogovorjeno.
• Dnevniki napak: 90 dni.
• Podatki o merjenju uporabe pri PostHogu. Dogodki: 1 leto. Posnetki sej: 30 dni.

Imate pravico do dostopa, popravka, izbrisa, omejitve obdelave, prenosljivosti in ugovora.

Račun lahko izbrišete sami — v aplikaciji pod Nastavitve → Račun ali na strani izbris računa. Ob izbrisu se ime, priimek in telefonska številka odstranijo, prijava ni več mogoča, vaše dostopne povezave do enot pa se pobrišejo. Zahtevki, ponudbe in obračuni ostanejo, ker so zapis o delu na nepremičnini in pripadajo njenemu lastniku; pri avtorju odslej piše "Izbrisan uporabnik".

Izbris računa ne doseže podatkov o merjenju uporabe: ti ostanejo pri PostHogu pod vašim identifikatorjem in jih izbrišemo na vašo zahtevo.

Za to in za vse ostale zahteve pišite na support@bivo.si. Pritožbo lahko vložite pri Informacijskem pooblaščencu Republike Slovenije.

Ves promet med aplikacijo in našimi strežniki je šifriran (HTTPS). Podatki v bazi so shranjeni v Evropski uniji, dostop do njih pa je omejen po vlogah: kdo vidi kateri zahtevek in katere kontaktne podatke, določa njegova vloga na tej nepremičnini.

Brez vaše privolitve uporabljamo samo tehnično nujne piškotke za prijavo, varnost in delovanje aplikacije. Če privolite v merjenje uporabe (7. razdelek), postavimo tudi piškotek tega merjenja; dokler ne odgovorite, ni postavljen noben. Ko privolitev umaknete, se ta piškotek izbriše.

Oglaševalskih piškotkov ne uporabljamo, prav tako v aplikaciji ni sledenja med aplikacijami.

Politiko lahko posodobimo. Nova različica bo objavljena na tej strani z navedenim datumom zadnje posodobitve; o bistvenih spremembah vas obvestimo v aplikaciji.